Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 8 sierpnia 2025 r.

Dotyczy serwisu: koda.krakow.pl oraz podstron

Ten dokument wyjaśnia, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe zgodnie z RODO. Treść ma charakter informacyjny i może wymagać dostosowania do realnych procesów w KODA.

⸻

1) Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Krakowski Ośrodek, Doradztwa dla Artystów „KODA” Julia Kaleńska-Rodzaj, z siedzibą przy ul. Długiej 3, w Krakowie, tel. 506075297, email: koda@koda.krakow.pl, zwany dalej „Administratorem”.

KODA wyznacza Inspektora Ochrony Danych – Julia Kaleńska-Rodzaj.

⸻

2) Zakres i źródła danych

Państwa dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach: a) diagnozowanie problemu pacjenta b) opracowanie i wdrażanie odpowiedniej terapii, c) pomoc psychologiczna d) pomoc psychoterapeutyczna, e) gromadzenie danych celem zindywidualizowania terapii dla pacjenta.

Przetwarzamy dane, które:

• podajesz nam samodzielnie (formularze kontaktowe, zapisy na warsztaty, korespondencja e-mail/telefon),
• powstają podczas korzystania z serwisu (logi serwera, pliki cookie, analityka – szczegóły w Polityce plików Cookie),
• pochodzą od organizatorów/współorganizatorów wydarzeń, jeśli zapisujesz się przez instytucję (w zakresie niezbędnym do realizacji wydarzenia).

Typowe kategorie danych: imię i nazwisko, e-mail, telefon, instytucja/klasa/rola, historia korespondencji, dane rozliczeniowe. Dane szczególnej kategorii (wrażliwe): informacje o zdrowiu/samopoczuciu przekazywane w trakcie konsultacji – są traktowane jako dane poufne i wykorzystywane są do świadczenia pomocy psychologicznej.

⸻

3) Cele i podstawy prawne

| ** Cel ** | ** Przykłady czynności ** | ** Podstawa prawna ** | |:-------------------------------------------------------------------------------:|:------------------------------------------:|:-----------------------------------------------------------------------------------------------:| | Odpowiedź na zapytanie i kontakt zwrotny | formularz / e-mail / telefon | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) | | Umawianie i realizacja konsultacji (online/gabinet), warsztatów, konferencji | kalendarz, listy uczestników, materiały | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa/usługa) | | Wsparcie psychologiczne, dokumentacja udzielonej pomocy (jeśli dotyczy) | notatki merytoryczne, plan pracy | art. 9 ust. 2 lit. h RODO (opieka zdrowotna/psychologiczna) lub art. 9 ust. 2 lit. a (zgoda) | | Rozliczenia, księgowość, faktury | dane nabywcy/usługobiorcy | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) | | Newsletter/komunikacja marketingowa | e-mail z aktualnościami | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) | | Bezpieczeństwo i utrzymanie serwisu | logi, testy, analityka podstawowa | art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes) |

Zgody możesz wycofać w każdej chwili – nie wpływa to na legalność przetwarzania sprzed wycofania.

⸻

4) Odbiorcy danych

• Psycholodzy
• Psychoterapeuci,
• Dostawcy usług IT i hostingu, narzędzia do poczty, formularzy, wideospotkań.
• Biuro rachunkowe Fakturownia/ operator płatności (jeżeli płatności są realizowane elektronicznie).
• Partnerzy współorganizujący wydarzenia – tylko w zakresie koniecznym do realizacji.
• Organy publiczne – wyłącznie, gdy wymagają tego przepisy prawa.

Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami.

⸻

5) Przekazywanie poza EOG

Jeśli narzędzia (np. wideokonferencje/analityka) utrzymują serwery poza EOG, stosujemy mechanizmy wymagane przez RODO, m.in. Standardowe Klauzule Umowne i dodatkowe środki bezpieczeństwa. Informacje o konkretnych dostawcach znajdziesz w konfiguracji narzędzi używanych przez KODA oraz w Polityce plików Cookie.

⸻

6) Okres przechowywania

• Korespondencja i zapytania: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Dane rozliczeniowe/fakturowanie: 5 lat licząc od końca roku podatkowego.
• Dane dot. świadczenia pomocy psychologicznej: przez okres wymagany przepisami lub niezbędny do obrony roszczeń (zwykle do przedawnienia roszczeń).
• Newsletter: do czasu wycofania zgody/rezygnacji.
• Logi systemowe: do 30 dni, chyba że przepisy wymagają dłużej.

⸻

7) Prawa osoby, której dane dotyczą

Masz prawo do: • dostępu do danych i uzyskania kopii, • sprostowania, usunięcia („bycia zapomnianym”) lub ograniczenia przetwarzania, • przenoszenia danych (dla danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody), • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, • wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania), • złożenia skargi do Prezesa UODO (uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że naruszyliśmy przepisy.

Jak skorzystać z praw? Napisz na kontakt@koda.krakow.pl – odpowiemy nie później niż w ciągu 30 dni.

⸻

8) Dzieci i młodzież

Jeżeli korzystasz z usług jako osoba poniżej 16 lat, do przetwarzania danych w celach marketingowych i usług społeczeństwa informacyjnego wymagana jest zgoda opiekuna prawnego. W zakresie świadczenia pomocy psychologicznej przetwarzamy dane nieletnich zgodnie z przepisami i z poszanowaniem dobra dziecka.

⸻

9) Pliki cookie, analityka i social media

Szczegóły znajdziesz w dokumencie Polityka plików Cookie (rodzaje, cele, okresy, zarządzanie zgodami). Nasze profile w mediach społecznościowych działają w ramach regulaminów i polityk prywatności tych serwisów – Twoje interakcje tam podlegają zasadom danej platformy.

⸻

10) Wideokonsultacje i bezpieczeństwo

W przypadku konsultacji online korzystamy z narzędzi zapewniających szyfrowanie transmisji. Zalecamy, by podczas spotkania przebywać w prywatnym, cichym miejscu i używać własnego urządzenia. KODA stosuje środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie HTTPS, kontrolę dostępu, kopie zapasowe, szkolenia personelu i minimalizację zakresu danych.

⸻

11) Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania w rozumieniu RODO.

⸻

12) Zmiany Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę, aby odzwierciedlała zmiany w prawie lub naszych procesach. Nowa wersja zawsze będzie dostępna na tej stronie wraz z datą aktualizacji.

⸻

Kontakt

W sprawach prywatności: koda@koda.krakow.pl Krakowski Ośrodek Doradztwa dla Artystów „KODA”